В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик | К списку авторов | К списку публикаций
Выдача пропуска новому сотруднику компании или гостю занимает значительное время. Это происходит из-за необходимости рутинного процесса подачи заявки, утверждения ее у руководителя отдела, кадровой службы, охраны предприятия, занесения нового пропуска в базу, выдачи пропуска.
Эти трудности возникают не только в крупных промышленных компаниях, численность персонала которых достигает нескольких тысяч сотрудников, и на режимных предприятиях, для допуска на которые необходимо получить визы различных ведомств, но даже в небольших стартап-компаниях, сотрудники которых вынуждены тратить время на подписание заявки в нескольких департаментах арендодателя. Таким образом, трудности при оформлении пропусков испытывают предприятия любого масштаба.
Прежде всего значительное время на оформление пропусков приносит неудобство гостям.
Неужели в современном мире, когда множество рабочих процессов автоматизировано, все еще необходимо заполнять многократно размноженные бланки заявок, нести их в бюро пропусков, уточнять, готов ли пропуск, ускорять процесс согласования и утверждения заявок теми или иными ведомствами? Неужели в XXI веке данная задача не имеет решения? Имеет! И решение это – программные комплексы (ПК) бюро пропусков с электронной системой заявок.
ПК бюро пропусков представляет собой электронную систему подачи и утверждения заявок, подготовки и печати пропусков.
Основной задачей ПК бюро пропусков с электронной системой заявок является регистрация посетителей и постоянных сотрудников для прохода на территорию объекта и выдача им пропусков.
ПК бюро пропусков охватывают все процессы, связанные с выдачей пропусков: от предварительного заказа, согласования и выдачи пропуска до отметки о выходе посетителя.
Интеграция ПК бюро пропусков со СКУД позволит замкнуть в единый автоматизированный цикл процесс заказа, подготовки, утверждения, выдачи пропуска и организацию пропускного режима на предприятии, получить возможность в рамках единой базы данных эффективно решать задачи управления персоналом.
Каждому пользователю в ПК бюро пропусков предоставляется определенная роль и связанные с ней функциональные права: заявитель, согласующее лицо, оператор (работа с готовыми пропусками), администратор.
ПК бюро пропусков позволяют организовать пропускной режим любой сложности. Это может быть регистрация гостей по приходу или процесс, который начинается с оформления предварительной заявки на пропуск с согласованием уполномоченными лицами режима пребывания посетителя и заканчивается сдачей пропуска в картоприемник на выходе.
Для подачи и утверждения заявки применяется Web-интерфейс, благодаря чему не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Это позволяет пользователям входить в систему через стандартный Интернет-браузер.
В ПК бюро пропусков предусмотрено несколько модулей, которые позволяют разделить процесс подготовки пропуска на подачу заявки, ее согласование, работу с утвержденными заявками.
Подсистема подачи заявок позволяет автоматизировать процесс подачи бумажных заявок и списков в бюро пропусков, на основании которых посетителям и постоянным сотрудникам может быть выдан пропуск для прохода на территорию.
При помощи системы любой уполномоченный пользователь может через Web-интерфейс вводить заявки на получение пропуска посетителя или постоянного сотрудника. Такие заявки проходят процедуру электронного согласования, либо сразу обрабатываются в бюро пропусков. Маршрут согласования настраивается в соответствии с пожеланиями предприятия-пользователя.
Подача заявки выглядит следующим образом: гость создает заявку на пропуск, которая направляется n согласующим. Согласование проходит последовательно. После получения n положительных виз заявка отправляется к руководителю службы безопасности. От него заявка переходит в бюро пропусков.
Каждый пользователь системы может настроить события, в соответствии с которыми он должен получать уведомления по e-mail, в том числе:
Обладающий правами согласования пользователь может утвердить заявку на пропуск, редактировать ее или отклонить.
В случае отклонения заявки система предложит ввести причину отказа. После этого заявка будет возвращена заявителю и примет статус "Отклонена".
После того как заявка на пропуск согласована, она становится доступной пользователям с ролью "Оператор бюро пропусков". На основании заявки оператор оформляет пропуск.
В качестве пропуска посетитель или сотрудник получает распечатанный пропуск и/или карту доступа. По окончании срока действия пропуска посетитель сдает распечатанный пропуск (либо карту доступа) в бюро пропусков или на пост охраны (например, в картоприемник), после чего в системе ставится отметка о сдаче пропуска.
Если на этапе создания заявки не была введена какая-либо информация, ее можно ввести в бюро пропусков. Например, добавление фото посетителя, ввод реквизитов, в том числе путем сканирования и распознавания текстовой информации в документах. Фотография посетителя для пропуска может быть получена с Web-камеры, цифрового фотоаппарата, автоматически выделена из документа при распознавании.
ПК бюро пропусков позволяет сохранять в базе данных копии полученных с Web-камеры, фотоаппарата или сканера документов, удостоверяющих личность.
В ПК бюро пропусков предусмотрена возможность регистрации ограниченного набора пропусков многоразового использования. В этом случае в процессе регистрации посетителя оператор должен выбрать из списка свободных пропусков тот, который будет передан гостю.
Сдача пропуска может происходить разными способами:
1. Ручная простановка отметки о выходе.
При выходе посетителя с территории любой уполномоченный сотрудник, кому сдается гостевой пропуск и у кого есть доступ к компьютеру, может найти в журнале выданных пропусков системы соответствующую запись и одним нажатием кнопки проставить отметку и время сдачи пропуска.
2. Режим сдачи карт.
Этот режим применяется в случае, когда гостевыми пропусками являются многоразовые Proximity-карты, но отсутствует система контроля доступа или не реализована интеграция с ней. В режиме сдачи карт сотрудник бюро пропусков может автоматически проставить отметку о сдаче гостевого пропуска с помощью считывателя Proximity-карт, вместо того чтобы искать соответствующего посетителя в журнале и фиксировать его уход нажатием кнопки.
3. Автоматическая простановка отметки о выходе при интеграции со СКУД.
Использование данного способа наиболее актуально, когда на выходе с территории установлен картоприемник, куда посетители должны опустить гостевые карты, чтобы открыть турникет на выход. Информация о данном событии поступает в базу данных СКУД, после чего при помощи модуля интеграции автоматически фиксируется время его ухода, а карта становится неактивна.
Дополнительной мерой обеспечения безопасности и контроля посетителей может служить использование черного списка. Данный функционал позволяет уполномоченному лицу ставить на контроль нежелательных посетителей. Контроль может осуществляться как по ФИО посетителя, так и по его паспортным данным.
ПК бюро пропусков позволяет получать всевозможные отчеты, например:
Таким образом, применение ПК бюро пропусков с электронной системой заявок позволит автоматизировать процесс оформления, утверждения, подготовки, выдачи пропусков в течение всего жизненного цикла, значительно упростив процесс благодаря внедрению единой платформы.
Интеграция ПК бюро пропусков со СКУД предприятия позволит обеспечить автоматизацию процессов заявки, выдачи пропуска, присвоения прав доступа, полностью исключить или облегчить процедуру регистрации пропусков.
Опубликовано: Каталог "СКУД. Антитерроризм"-2012
Посещений: 15051
Автор
| |||
В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик | К списку авторов | К списку публикаций
