Контакты
Подписка
МЕНЮ
Контакты
Подписка

Крупные офисные комплексы: как выбрать систему учета рабочего времени

Крупные офисные комплексы: как выбрать систему учета рабочего времени

В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций

Крупные офисные комплексы: как выбрать систему учета рабочего времени

Эксперты компаний "ААМ Системз", "АРМО-Системы", "Болид", "Компания Семь печатей" и "Релвест" делятся мнением по вопросам внедрения и эксплуатации систем учета рабочего времени (УРВ).

1.

Какие функции наиболее востребованы в УРВ?

2.

Можно ли обеспечить весь необходимый функционал УРВ стандартными средствами СКУД или нужны специализированные аппаратные терминалы для УРВ?

3.

Какие способы идентификации в системах УРВ наиболее эффективны?

4.

Одинаково ли необходима функция УРВ на любых типах объектов?

5.

Интеграция ПО для СКУД и ПО для систем внутреннего документооборота предприятия (в контексте функции УРВ) - насколько часто это встречается?
Аркадий
Гамбург

Генеральный директор ООО "Компания Семь печатей"

Какие функции востребованы?

Существует два глобальных подхода заказчика к учету рабочего времени в своей организации. В первом случае всю систему учета пользователь пишет сам. Во втором - покупает готовую либо заказывает разработку (доработку) по ТЗ.

Первый подход практикуют как раз крупные компании, имеющие штат программистов и необходимость в специфической корпоративной отчетности. Основой для их изысков являются события о проходах, регистрируемых СКУД. Каким образом они их получают - из базы данных, посредством SDK разработчика или специально для них созданным механизмом обмена, - не важно. Здесь от СКУД требуется именно обеспечение этой связи, и заказчик скорее купит открытую для обмена данными СКУД, чем "вещь в себе".

Для нашего опроса важна вторая категория потребителей, которые покупают УРВ "под ключ" или просят "причесать" ее под себя. Кроме непосредственно учета рабочего времени, востребованы следующие возможности:

  • умение системы обрабатывать любые графики работы - обычные, сменные, почасовые, сверхурочные;
  • гибкость настроек - бывает, что клиент обижается, если не может отрегулировать в отчетных формах какие-то свои, весьма специфические вещи;
  • учет причин отсутствия - поскольку отсутствие регистрации еще не означает прогул (это может быть отпуск, болезнь, командировка);
  • выгрузка данных в наиболее распространенных форматах.

Вообще, к словам "наиболее востребовано" надо подходить весьма осторожно. У разных организаций разные требования, но все они наши потенциальные покупатели, которые нас кормят, и сказать им: "Господа, ваши требования никем больше не востребованы, поэтому идите вы восвояси..." - будет с точки зрения бизнеса не совсем верно.

Например, возможность фиксации сотрудника на рабочем месте: продавец, оператор call-центра, диспетчер. Она нужна далеко не всем и есть далеко не во всех системах учета, но для некоторых организаций, которые хотят получать данные по пребыванию сотрудника именно в конкретном месте, а не вообще на территории между проходными, является приоритетной в системе.

Как обеспечить функционал?

Я бы немного изменил вопрос: нужно ли использовать для УРВ специализированные терминалы и дополнительные программно-аппаратные средства?

В подавляющем большинстве УРВ это совершенно стандартная СКУД, часто даже упрощенная, то есть без исполнительных устройств: только считыватели для регистрации на вход и на выход. Специальные терминалы (они же - обычные рабочие станции) могут применяться для самостоятельного занесения данных об уже упомянутых отсутствиях. Это больше вопрос внутренней политики компании, доверяет ли она своим сотрудникам.

При необходимости учета пребывания работника на рабочем месте должны использоваться устройства локализации карты: считыватель, постоянно считывающий код, фиксатор, регистрирующий вставленную в него карту. Для "разборок" в случае подозрений - был ли сотрудник на рабочем месте или его зарегистрировали доброжелатели - следует использовать архив системы видеонаблюдения.

Какие способы идентификации эффективны?

Когда говорят о способах идентификации, подразумевают, конечно, противостояние сравнительно молодой, но быстро развивающейся биометрии и старой, традиционной, уже достигшей своего пика возможностей карточной идентификации.

Каждый из способов имеет свои недостатки Для учета рабочего времени, особенно когда по его данным начисляется зарплата, проблема ложной регистрации ("Маня, отметься завтра за меня, я тебе карточку оставлю") весьма актуальна. Понятно, что биометрия любого типа практически исключает такую возможность. Зато любой вид биометрии на порядок отстает от регистрации по карточке в точности (частенько не пускает своих), он более медленный и к тому же требует прокладки ЛВС к каждому считывателю.

На сегодня при реальном мирном сосуществовании в УРВ обеих технологий я отдаю предпочтение традиционной регистрации по картам.

Везде ли нужен УРВ?

Необходимость функции УРВ привязана не к типам объектов, а скорее к типам руководителей. Там, где действительно хотят навести порядок, увеличить производительность труда, наладить дисциплину, платить деньги за реальную работу (или по крайней мере за реальное пребывание на рабочем месте), УРВ актуальна - за нее готовы платить, ее готовы сопровождать, эксплуатировать. Там, где желания начальства нет, то какой бы важный (в смысле отчетов) объект ни был - госпредприятие, банк, магазин, - туда систему не купят, а если купят, то не наладят, а если наладят, то она не будет работать, а если будет, то ею не будут пользоваться.

Интеграция УРВ и ERP-систем

Я говорил об этом вначале. У крупных организаций, особенно в западных компаниях, либо есть уже готовые расчетные программы заработной платы, либо имеется необходимость в специальных отчетных документах. Если они используют свою систему документооборота, то понятно, что они захотят получить СКУД, допускающую с как можно меньшими издержками интеграцию с ней.

В этом контексте очень важна открытость системы (например, по используемой базе данных), наличие встроенного обмена данными или SDK для организации этого же обмена.

Олег
Кислицын

Технический директор компании "ААМ Системз"

Какие функции востребованы?

На мой взгляд, наиболее востребованными функциями УРВ являются:

  • составление различных отчетов о рабочем времени сотрудников, в том числе ведение табеля рабочего времени;
  • возможность отмечать в отчетах информацию об отпусках, больничных, командировках и других исключениях из рабочего графика;
  • возможность организовывать разные режимы работы, в том числе и режим работы "по совместительству";
  • возможность получать информацию о нарушениях рабочего режима (опоздания, прогулы ит.д.);
  • подсчет времени, отработанного сотрудниками сверх своего рабочего графика (например, для расчета премиальных).

Как обеспечить функционал?

Необходимый функционал обеспечить можно, но следует четко разграничивать зоны входа и зоны выхода. Практически все современные системы доступа обладают стандартным набором функций УРВ.

В тех же местах, где нет помещений, оборудованных СКУД, или рабочие места сотрудников сильно удалены от проходной, часто используют специализированные терминалы УРВ - они компактны и представлены на рынке в достаточном количестве. Кроме того, терминалы УРВ нужны там, где требуемый набор функций больше базового. Простой пример - сотрудник отправляется в местную командировку и может ввести на терминале УРВ соответствующий код, что позволит системе правильно учесть время его работы в отчете и не трактовать ситуацию как прогул. В обычной СКУД для этого сотруднику необходимо будет идти к администратору или оператору системы.

Какие способы идентификации эффективны?

Если говорить об эффективности, то применительно к УРВ надо рассматривать не однозначно один какой-то способ, а возможность применения различных способов идентификации. Какие способы выбрать - задача заказчика, которую предстоит решить совместно с инсталлятором, потому что очень много вопросов вызывают ценовые критерии, способы реализации и даже механизмы адаптации сотрудников к работе в новых условиях. На мой взгляд, эффективен способ, который может исключить подлог в системе УРВ - например, биометрические считыватели и терминалы.

Везде ли нужен УРВ?

Внедрение УРВ на предприятии приведет к повышению трудовой дисциплины вне зависимости от профиля деятельности и масштаба самого предприятия.

Но мне кажется, использование этого инструмента постоянно может вызывать раздражение со стороны сотрудников и необходимо учитывать влияние человеческого фактора. Например, у руководителей может быть свое понимание и видение трудовой дисциплины - один сотрудник иногда опаздывает, но выполняет свою работу очень хорошо, другой всегда приходит вовремя, но малоэффективен. Какой смысл наказывать опоздавшего, следуя данным из системы УРВ, если результат его трудовой деятельности положительный. Я уже не говорю о том, что в любой системе могут происходить сбои и данные в УРВ могут показывать неадекватную картину рабочего времени.

Предприятия численностью 50-100 человек и выше являются, на мой взгляд, основным целевым сегментом для УРВ. Все очень просто - начиная с 50 человек руководству становится трудно мониторить ситуацию с трудовой дисциплиной без специального инструментария.

Интеграция УРВ и ERP-систем

Интеграция ПО для СКУД и ПО для систем внутреннего документооборота предприятия встречается не так часто, как, возможно, имело бы смысл.

Во-первых, любая интеграция - это затратная вещь, поэтому, чтобы в нее вкладывать средства, нужно очень четко понимать цель, к которой стремишься. Не все, даже крупные компании, могут грамотно сформулировать эту цель и понять свою выгоду. Помочь могут интеграторы и инсталляторы, имеющие соответствующую квалификацию и опыт.

Во-вторых, сам документооборот предприятия не всегда готов к внедрению УРВ. Слишком затратной может стать подготовительная работа. Грамотный расчет и помощь профессионалов помогут окупить затраты и получить требуемый эффект. И еще много факторов...

Олег
Тихонов

Ведущий инженер по системам контроля доступа ООО "АРМО-Системы"

Какие функции востребованы?

Основная функция УРВ - это полный расчет рабочего времени и соответственно составление статистических отчетов по компаниям, отделам и сотрудникам. Интересной в данном контексте представляется такая функция системы, как возможность учета времени пребывания сотрудников в разных рабочих областях, например в офисе, на складе, в филиале и др. Кроме того, можно посчитать время, проведенное сотрудниками на обедах и перекурах, что позволит принять обоснованные управленческие решения.

Как обеспечить функционал?

Обеспечить функционал УРВ стандартными средствами СКУД в принципе, конечно, можно. Но здесь надо четко понимать: нужна комплексная система, обеспечивающая и контроль доступа, и учет рабочего времени, или же планируется организация только УРВ.

При комплексном подходе за основу необходимо брать СКУД, которая может выполнять идентификацию хоть по картам, хоть по биометрическим признакам персонала, а затем на ее базе организовывать учет рабочего времени с помощью соответствующего ПО. Если же необходим только УРВ, то, несомненно, специально предназначенные для этого сетевые терминалы будут наилучшим выбором, так какони не требуют спецмонтажа, удобны в использовании и выполняют те же функции.

Кроме того, надо иметь в виду, что полноценный учет рабочего времени невозможно организовать исключительно техническими средствами - необходимы сотрудники, которые будут работать с этой системой, отслеживать отчеты, предотвращать передачу карточек другим лицам и т.п., в зависимости от правил и внутреннего распорядка компании.

Какие способы идентификации эффективны?

Для учета рабочего времени я рекомендовал бы использовать биометрическую идентификацию. В этом случае существенно снижается вероятность подлога данных и к тому же это просто удобно: "идентификатор" все время с собой, его не забудешь и не передашь другому пользователю.

Биометрическое направление в идентификации активно развивается, доступны считыватели для распознавания не только отпечатков пальцев и геометрии руки, но и черт лица и даже вен

Биометрическое направление в методах идентификации сейчас активно развивается, и теперь доступны считыватели для распознавания не только отпечатков пальцев и геометрии руки, но и черт лица и даже вен. Такое оборудование есть у известных производителей, таких как Morpho (Sagem), Smartec, Recognition Systems и др.

Везде ли нужен УРВ?

Сложно выделить какой-либо конкретный тип объектов, для которого функция УРВ наиболее актуальна, так как в соответствии с действующим законодательством работодатель обязан вести табель по форме Т-1 3, где учитывается время, отработанное сотрудниками. При этом внедрение на предприятии системы СУРВ можно рассматривать как общий инструмент повышения трудовой дисциплины и возможности оценки эффективности работы персонала. Кроме того, для руководства это возможность беспристрастной фиксации всех фактов нарушения трудовой дисциплины и аргументированного общения с сотрудниками на тему недоработок и опозданий.

Интеграция УРВ и ERP-систем

На мой взгляд, интеграция учета рабочего времени с различными ERP-системами - очень нужная и полезная функция. Например, СУРВ может выступать как инструмент ведения списков сотрудников и благодаря обмену данными между системами существенно снизить трудозатраты на поддержание базы в актуальном состоянии. Кроме того, такая интеграция помогает упростить расчет заработной платы.

Леонид
Стасенко

Президент ООО "НПО "Релвест"

Какие функции востребованы?

Используется два вида основных функций:

1) расчет и формирование табеля учета рабочего времени (форма Т-1 3);
2) различные виды отчетов для контроля трудовой дисциплины - фиксация опозданий, прогулов.

В последней категории отчетов каждый второй заказчик хочет свой вид (оформление) отчета.

Как обеспечить функционал?

Специализированные терминалы востребованы в двух случаях. Во-первых, многие используют терминалы, в которых считыватель карт совмещен с биометрическим считывателем. Это позволяет избежать сценария, когда первым на работу приходит "дежурный" и отмечает карты всех сотрудников подразделения.

Во-вторых, полезны терминалы, которые позволяют не только фиксировать факт прихода и ухода (например, по той же карте), но и дают возможность вводить информацию о нестандартных ситуациях - больничные, командировки, отпуска и т.д. Хотя для этого достаточно и возможности вводить такие данные с помощью ПО СКУД.

Какие способы идентификации эффективны?

Эффективна идентификация с использованием биометрических признаков человека. Это кардинально повышает достоверность собираемой системой информации, что очень важно, например, если на базе собранных с помощью СКУД данных производится расчет заработной платы.

Везде ли нужен УРВ?

Практика продаж говорит о том, что сейчас большая часть систем (СКУД) продается с модулем учета рабочего времени. Естественно, мы говорим о системах среднего и большого масштабов, хотя для последних характерно применение профессиональных систем УРВ - как ни крути, а модули учета рабочего времени, встроенные в СКУД, чаще всего не обеспечивают полноты функционала, требуемой на крупном предприятии В маленьких системах (на одну или несколько дверей) функционал УРВ, по нашей статистике, используется реже - в небольшой фирме, где работает несколько человек, учет отработанного времени ведется, видимо, более простыми средствами.

Интеграция УРВ и ERP-систем

Интеграция не только с подсистемами УРВ, но и с другими компонентами систем управления предприятием востребованы рынком, поскольку это дает много различных преимуществ (синергетический эффект). Причем чем крупнее предприятие, тем больший выигрыш получает пользователь от такой интеграции.

Очень полезна в интеграции функция импорта и экспорта персонала, особенно если это можно делать в режиме online, когда редактирование пользователя в ПО отдела кадров приводит к почти мгновенному попаданию пользователя не только в базу данных СКУД, но и в контроллеры. Зачем вводить одни и те же данные в несколько баз вручную, да еще с потенциальными ошибками при многократном вводе, если для каждого человека все можно делать один раз из одного места?

Максим
Горяченков

Руководитель технической поддержки ЗАО "НВП "Болид"

Какие функции востребованы?

Кроме базового функционала, такого как создание различных отчетов об отработанном времени (в том числе стандартных форм Т-1 2 и Т-1 3), нарушениях трудовой дисциплины (опозданиях и ранних уходах, выходах из рабочей зоны в течение рабочего дня), современная система УРВ должна обеспечивать максимальную гибкость для настройки в соответствии с требованиями конкретного заказчика. Например, возможность задания сложных графиков работы с переходами через сутки или периодически изменяющимися сменами. Внесение настраиваемых причин отсутствия на работе (время которых прибавляется к отработанному или не прибавляется, но за указанный период не рассчитываются нарушения трудовой дисциплины). Контроль мягких прогулов (перекуров), не влияющих на отработанное время в целом, но учитывающихся в отдельном поле отчета. Возможность выгрузки отчетов не просто в файлы различных типов (XLS, HTML, CSV и др.), но и напрямую в системы управления предприятием.

Кроме того, система контроля и управления доступом, являющаяся базой для УРВ, должна обеспечивать интеграцию с другими подсистемами, которые отвечают за безопасность объекта. Например, связь с пожарной сигнализацией для автоматической разблокировки точек доступа при эвакуации. Или интеграцию с охранной сигнализацией, позволяющую одновременно использовать одни элементы управления (считыватели и клавиатуры) как для открытия дверей, так и для постановки/снятия с охраны защищаемых помещений. Развитые системы могут полностью автоматизировать данный процесс, то есть брать помещение под охрану при выходе из него последнего сотрудника и снимать с охраны при входе первого.

Не следует забывать о конкурентных преимуществах интегрированных систем, имеющих возможность использовать единые каналы связи для передачи информации всех подсистем безопасности объекта. Это качество может значительно сократить как первоначальную стоимость системы, так и стоимость ее владения.

Как обеспечить функционал?

По нашему мнению, использование стандартных технических средств СКУД (контроллеров, управляющих турникетами, шлагбаумами, дверями) для организации УРВ является предпочтительным. Стандартные средства дают возможность учитывать все перемещения сотрудников в течение рабочего дня (контроль обеденных перерывов, прогулов и опозданий в течение рабочего дня), локализовывать рабочие места с точностью до определенного набора помещений (что особенно актуально для крупных и распределенных объектов, на которых необходимо поддерживать высокий уровень трудовой дисциплины).

Внедрение специализированных терминалов в общем случае позволяет создавать только упрощенные отчеты УРВ (по первому входу и последнему выходу сотрудников с объекта). Применение подобных устройств оправдано прежде всего для небольших организаций, не имеющих собственной полноценной проходной. В этих случаях использование специализированных терминалов может иногда уменьшить затраты на технические средства системы УРВ.

Какие способы идентификации эффективны?

Многое зависит от специфики объекта. Для крупных объектов с проходными одной из ключевых характеристик системы СКУД и УРВ будет являться пропускная способность (возможность пропустить и зарегистрировать максимальное количество сотрудников за минимальное время). Поэтому наиболее эффективным способом идентификации продолжает оставаться использование Proximity-карт, считывателей и турникетов.

Для малых объектов с небольшим количеством сотрудников бывает целесообразно применять биометрические считыватели, которые не могут обеспечить высокую пропускную способность, но исключают возможность фальсификации данных УРВ.

Везде ли нужен УРВ?

Задача повышения трудовой дисциплины и ответственности сотрудников является актуальной для всех организаций с практически любой численностью персонала.

Для крупных объектов с проходными одной из ключевых характеристик системы СКУД и УРВ будет являться пропускная способность. Поэтому наиболее эффективным способом идентификации продолжает оставаться использование Proximity-карт, считывателей и турникетов. Для малых объектов с небольшим количеством сотрудников бывает целесообразно применять биометрические считыватели

Автоматизированный учет рабочего времени, расчет которого ведется по реальным проходам сотрудников через все точки доступа в течение рабочего дня, позволяет практически полностью избавиться от человеческого фактора при подготовке исходных данных для дальнейшего вычисления заработной платы. Такие системы делают прозрачными любые нарушения трудовой дисциплины (опоздания, ранние уходы, прогулы) для руководства организации. Благодаря этим факторам значительно повышается эффективность работы предприятия в целом.

Интеграция УРВ и ERP-систем

Функционал интеграции ПО СКУД и УРВ с ERP-системами становится все более востребованным. Очевидно, что подобная интеграция позволяет существенно сократить трудовые затраты на внесение данных об отработанном времени в системы управления предприятием, бухгалтерские системы. Кроме того, на этом этапе исключается человеческий фактор при расчете заработной платы. С другой стороны, подобная интеграция требует квалифицированного сопровождения на стороне заказчика. Поэтому требования к наличию в системе УРВ подобных возможностей предъявляют или крупные корпоративные клиенты, для которых экономический эффект в абсолютном исчислении оказывается весьма значительным, или компании с развитыми ИТ-департаментами, способными без труда поддерживать такую интеграцию.

Можно с уверенностью сказать, что все чаще фактор максимальной открытости СКУД и УРВ в части интеграции с системами высокого уровня становится одним из ключевых конкурентных преимуществ. Не случайно большинство производителей систем СКУД и УРВ предлагают своим клиентам готовые модули для передачи данных в наиболее распространенный пакет управления предприятием 1С.

 

Опубликовано: Журнал "Системы безопасности" #3, 2013
Посещений: 7915


  Автор
 

Гамбург Аркадий Ефимович

Генеральный директор
ООО "Семь Печатей"

Всего статей:  16


  Автор
Олег Кислицын

Олег Кислицын

Технический директор компании "ААМ Системз"

Всего статей:  13


  Автор
Олег Тихонов

Олег Тихонов

Ведущий инженер по системам контроля доступа ООО "АРМО-Системы"

Всего статей:  12


  Автор
Стасенко Л. А.

Стасенко Л. А.

Генеральный директор компании "Релвест"

Всего статей:  13


  Автор
Горяченков М. С.

Горяченков М. С.

Руководитель службы поддержки клиентов компании "Болид"

Всего статей:  19

В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций